Quelle est la meilleure méthode pour passer d'un archivage papier à un archivage numérique ?
Une transition qui peut faire peur
La transition vers le numérique fait souvent peur.
Beaucoup de dirigeants se demandent : « Par où commencer ? »
La bonne nouvelle est qu’il n’est pas nécessaire de tout numériser. Et encore moins d’un seul coup !
Pourquoi passer au numérique ?
Un archivage numérique permet :
- de gagner de la place
- de retrouver plus rapidement les documents
- de faciliter le partage d’informations
- et de sécuriser les données
Commencer par identifier les documents concernés
Tous les documents n’ont pas vocation à être conservés sous format papier.
Commencez par les prioritaires :
- les factures
- les devis
- les contrats
- les dossiers clients
Numériser progressivement
L’erreur classique est de vouloir traiter plusieurs années d’archives en une seule fois.
Privilégiez une approche progressive :
- Étape 1 : numériser les documents entrants
- Étape 2 : traiter les archives récentes
- Étape 3 : décider du sort des archives plus anciennes.
Mettre en place une structure identique au papier
Votre classement numérique doit reprendre la logique utilisée pour vos dossiers physiques.
Cela facilite grandement l’adaptation de toute votre équipe.
Prévoir des sauvegardes
Un document numérique n’est pas automatiquement sécurisé.
Il est important de mettre en place une sauvegarde locale ET une sauvegarde externe ou cloud.
Ce qu’il faut retenir
C’est que passer au numérique n’est pas seulement un projet et une réflexion informatique.
C’est avant tout un projet d’organisation.